Организация делопроизводства в XVIII в.ю Устройство и состав коллегии и канцелярии по Генеральному регламенту

Страница 4

Актуариус

Актуариус вел учет входящих документов, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал канцелярскими принадлежностями.

Согласно главе XXXII, в обязанности актуариуса входило:

«письма прилежно собирать, оным реестр чинить, листы перемечивать… он актуариус надзирание и попечение о бумаге, перьях, чернилах, сургуче, воске, о дровах, свечах и о прочем, что надлежит…»[10].

Регистратор регистрировал все дела, решаемые в Коллегии, и входящую и исходящую корреспонденцию.

Регистратор

О чине регистратора в главе XXXIII сказано:

«…регистратор должен в том состоять, чтобы он письма собирал и по пакетам раскладывал, и потом велел на бело переписывать сочинения всех указов (грамот) и писем помесечно и во весь год, которые из Коллегии отпущены и в Коллегии получены. Чего ради надлежит ему следующие книги держать…»[11].

В ведении регистратора находился журнал, в который за весь год кратко записывалось содержание всех дел, решенных в коллегии, и 4 регистрационные книги – А, B, C и D. Книги A и B служили для регистрации исходящих документов, C и D – для регистрации входящих.

Регистрация документов в коллежской системе делопроизводства сопровождала их не только в течение всего процесса производства дела, но и после – в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствующий номеру записи в регистрационной книге.

Книга A использовалась для записи краткого содержания всех документов – реляций и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат; книга B – для записи содержания документов, направленных другим учреждениям и лицам; книга C содержала расположенные в хронологической последовательности краткие выписки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Все это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги. Книга D соответственно, содержала краткие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по территориальному и хронологическому принципам и по завершении года вместе с реестром переплетались.

Прокурор

Прокурор наблюдал за порядком и законностью решения дел и сроками их исполнения. В случае крайней волокиты он должен был доносить об этом генерал-прокурору Сената. В его обязанности входило также наблюдение за исполнением указов. Для этого он имел особую книгу, на одной стороне которой он отмечал, когда и какой указ состоялся, а на другой – что по указу исполнено и когда.

Канцелярист

О чине Канцеляриста в главе XXXIV сказано:

«Канцеляристам надлежит все то, что по реестру из отправляемых дел от секретаря повелено будет изготовлять… також и те дела, о которых они генеральные формуляры (образцовые письма) имеют, а именно: дипломы, патенты и прочее. А что они сами сочинили, то имеют прежде секретарю для

поправления подавать…»[12].

Копиисты

Копиисты занимались переписыванием документов. Им посвящена глава XXXV:

«Копиистам надлежит все, что отправляется в Канцелярии на бело писать: того ради имеют выбраны быть добрые и исправные писцы»[13].

Переводчики

Переводчики занимались письменным переводом текста документов.

Толмачи

Толмачи делали устный перевод текстов.

Вахмистры

Вахмистры – сторожа для охраны Канцелярии.

Приведенные главы Генерального регламента показывают достаточно четкое разграничение обязанностей канцелярских служащих, описание функций, выполняемых каждым из них, и, на что надо обратить особое внимание, в регламенте впервые было расписано, и как они должны выполнять свою работу, т.е. методика работы.

Учитывая необученность персонала, возможную нерадивость работников, Генеральный регламент предусматривает все, на первый взгляд, даже незначительные детали работы с документами. Именно в небрежности, неполном выполнении операций с документами, которые являются единственным способом фиксации просьб и решений, таится возможность злоупотреблений: задержка или сокрытие документа, неполный или неправильный доклад по делу и т.д. Расписывая делопроизводственные операции, Генеральный регламент, по сути, раскрывает технологию управления, механизм работы учреждения, образно говоря, «кухню управления».

С Генерального регламента фактически начинает складываться профессия будущего документоведа.

Советский тяжёлый танк КВ
В феврале 1939 года КБ, руководимое Ж Я.Котиным, приступило к разработке однобашенного тяжёлого танка с дизель-мотором, названного КВ («Клим Ворошилов»). Ведущим конструктором был назначен Н. Л. Духов. Танк прошёл испытание на советско-финском фронте, где выявились его основные преимущества: толстая броня и сильное вооружение. Уже в н ...

Изменение образа жизни.
Жизнь большинства населения воюющих стран резко изменилась. Ее уровень везде понизился. Длинный ра­бочий день, плохое питание повлекли за собой рост смертности сре­ди гражданского населения. Вместе с боевыми потерями все это при­вело к общему сокращению численности населения Австро-Венгрии, Германии и Франции. Тяжелый повседневный труд, ...

Восточный кризис и Русско-Турецкая Война 1877-1878 гг
После отмены основной статьи Парижского мирного договора о нейтрализации Черного моря Россия вновь получила возможность оказывать более активную поддержку народам Балканского полуострова в борьбе против османского ига. Первый этап восточного кризиса 70-х годов XIX в. В 1875 г. вспыхнуло восстание в Боснии и Герцеговине. Вскоре оно расп ...